実務経験証明書の依頼文テンプレート
退職した職場への頼み方と例文
実務経験証明書は、在籍していた事業所の法人に発行を頼みます。退職した職場にも頼めます。まず電話かメールで一報を入れ、了解を得てから様式を送る順番です。
頼む前に、証明してほしい期間と当時の職種、担当業務を自分で整理しておきます。都道府県の様式と作成例、返信用封筒も一緒に渡します。
前の職場に頼むこと自体が要らない県もあります。愛知県は配置予定の法人が一括で証明する形で、過去の所属事業所の証明書は提出不要です。
- 頼む相手
- 在籍していた事業所を運営する法人
- 順番
- 電話かメールで一報 → 様式を送る → 受け取ってお礼
- 添えるもの
- 様式と作成例／期間と業務のメモ／返信用封筒
- 前職への依頼が要るか
- 都道府県で違う（千葉は職場ごと、愛知は不要）
- 頼めないとき
- 研修の申込先の都道府県に先に相談
目次
実務経験証明書でつまずくのは、書き方よりも頼み方です。退職した職場に連絡を入れるところで止まってしまう人が少なくありません。ここでは頼む順番と、そのまま使える例文を、都道府県の様式と実施要領の原文から整理します。
誰に、どの順番で頼むのか
証明書は、在籍していた事業所を運営する法人に頼みます。電話かメールで一報を入れ、了解を得てから様式を送る順番です。
窓口になるのは、当時の管理者か法人の事務局です。事業所が閉じていても、法人が残っていれば本部に頼めます。
いきなり様式だけを送りつけるのは避けてください。先方は通常業務の合間に、何年も前の出勤簿をさかのぼることになります。
前の職場に頼む必要があるかを先に確かめる
連絡を取る前に、確かめることが1つあります。前職への依頼が要るかは県で違います。 令和8年度の様式と実施要領を3県分並べると、扱いがはっきり分かれます。
| 県 | 前職への依頼 | 様式と要領の定め |
|---|---|---|
| 千葉県 | 必要 | 必要書類として実務経験証明書（参考様式4）を挙げ、原本または写しの郵送を求めています。証明するのは、勤めていた事業所を運営する法人です。 |
| 埼玉県 | 前職の分だけ必要 | 現在の所属は様式2号の推薦書兼実務経験経歴書で証明します。様式3号の実務経験証明書は、以前勤務した事業所から証明を受ける人だけが出します。 |
| 愛知県 | 不要 | サビ管として配置予定の法人・事業所が、過去の分まで確認して1枚にまとめます。様式に「過去の所属事業所の実務経験証明書の提出は必要ありません」と明記されています。 |
出典:千葉県 令和8年度第1回基礎研修実施要領／埼玉県 令和8年度基礎研修実施要領／愛知県社会福祉協議会 令和8年度版 実務経験証明書（2026-09-21確認） 原文 ↗
自分の県がどの型かは、申し込む回の案内ページで分かります。愛知県のように前職への依頼が要らない県では、頼む相手はいまの職場になります。
依頼の前に何をそろえるか
そろえるものは5つです。様式、証明してほしい期間、当時の職種と担当業務、従事日数の手がかり、返信用封筒です。
- 様式と作成例 … 申し込む都道府県の案内ページから、その年度のものを取る
- 証明してほしい期間 … 何年何月何日から何年何月何日まで、と日付で区切る
- 当時の職種と担当業務 … 職名だけでなく、何の業務を担当したかまで書き出す
- 従事日数の手がかり … 勤務形態や週の出勤日数など、数える材料になるもの
- 返信用封筒 … 切手を貼り、宛名を書いたもの
休んでいた時期も一緒に伝えてください。千葉県の様式は、産休・育休・療養休暇・長期研修の期間を業務期間に入れないと注記しています。
先方がいちばん手間取るのは、従事日数の欄です。出勤簿を1年分ずつ数え直す作業になります。
雇用契約書や給与明細が手元に残っているなら、コピーを添えてください。先方の作業が裏取りだけで済みます。
期限は、自分の提出期限より2週間早い日で伝えます。不備が見つかったときに直す時間が残ります。
※これは制度上の必須要件ではなく、一次情報から導ける運用例です。
そのまま使える依頼の例文はどれか
例文は5つです。電話の切り出し、依頼メール、郵送の添え状、催促、お礼を場面ごとに並べます。
〔 〕の中を自分の情報に置き換えて使ってください。長く書く必要はありません。
電話で切り出すとき
最初の一報は電話が早いです。用件・期間・期限の3つだけを伝えます。
お忙しいところ恐れ入ります。〔退職年月〕まで〔事業所名〕でお世話になっておりました〔氏名〕と申します。
サービス管理責任者の基礎研修に申し込むことになりまして、在職中の実務経験証明書をお願いできないかと思い、ご連絡いたしました。
〔年月〕から〔年月〕までの期間について、〔都道府県名〕の様式にご記入いただく形になります。提出期限が〔年月日〕ですので、〔希望日〕頃までにいただけますと助かります。
様式と、当時の業務をまとめたものをお送りしたいのですが、送り先はどちらにすればよろしいでしょうか。
担当者が替わっていることもあります。名乗ったあとに、在籍していた時期と部署を先に言うと話が通りやすくなります。
依頼のメール
電話がつながらないときや、記録を残したいときはメールにします。件名だけで用件が分かるようにします。
件名：実務経験証明書の作成のお願い（元職員 〔氏名〕）
〔法人名〕 〔部署名〕 〔役職〕〔氏名〕様
突然のご連絡を失礼いたします。〔在籍期間〕に〔事業所名〕で〔職種〕として勤務しておりました〔氏名〕と申します。
このたび〔都道府県名〕のサービス管理責任者等基礎研修に申し込むこととなり、在職中の実務経験証明書が必要になりました。お手数をおかけしますが、ご記入をお願いできますでしょうか。
・証明をお願いしたい期間 〔年月日〕〜〔年月日〕 ・当時の職種 〔職名〕 ・担当していた業務 〔具体的な業務〕 ・提出期限 〔年月日〕（〔2週間前の日付〕頃までにお願いできますと助かります）
様式と作成例、当時の業務をまとめたメモを添付いたします。ご記入いただいたものは、別便でお送りする返信用封筒でご返送いただければ幸いです。
記入方法でご不明な点がありましたら、下記までご連絡ください。どうぞよろしくお願いいたします。
〔氏名〕／〔電話番号〕／〔メールアドレス〕
郵送に添える送付状
様式を郵送するときは、1枚の添え状を上に重ねます。中身が何かと、返送の方法を書きます。
〔年月日〕
〔法人名〕 〔役職〕〔氏名〕様
実務経験証明書の作成のお願い
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。在職中は大変お世話になりました。
先日お電話でお願いいたしました実務経験証明書について、様式一式をお送りいたします。ご多用のところ恐縮ですが、ご記入のほどよろしくお願い申し上げます。
【同封するもの】 1 実務経験証明書の様式（〔都道府県名〕〔様式名〕） 1部 2 記入例 1部 3 在職期間と担当業務のメモ 1部 4 返信用封筒（切手貼付） 1部
提出期限の都合により、〔年月日〕頃までにご返送いただけますと幸いです。ご不明な点は〔電話番号〕までお願いいたします。
敬具
〔氏名〕 〔住所〕 〔電話番号〕
返事が来ないときの催促
1週間から10日ほど返事がなければ、一度だけ確認の連絡を入れます。責める書き方にはしません。
件名：実務経験証明書のお願いの件（〔氏名〕・〔送付日〕送付分）
〔法人名〕 〔役職〕〔氏名〕様
お世話になっております。〔送付日〕に実務経験証明書の作成をお願いいたしました〔氏名〕です。
その後のご状況はいかがでしょうか。お手元に届いていない場合や、ご記入でご不明な点がある場合は、あらためてお送りいたします。
提出期限が〔年月日〕に迫っておりますので、ご都合をお聞かせいただけますと助かります。お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
メールを送って2営業日たっても反応がなければ、電話に切り替えてください。届いていないだけのこともあります。
受け取ったあとのお礼
届いたら、その日のうちに一報を入れます。不備が無いかを確かめる意味もあります。
件名：実務経験証明書を拝受しました（〔氏名〕）
〔法人名〕 〔役職〕〔氏名〕様
お世話になっております。〔氏名〕です。本日、実務経験証明書を確かに受け取りました。ご多用のところご対応いただき、ありがとうございました。
おかげさまで〔年月日〕の申込みに間に合います。研修の結果は、あらためてご報告させていただきます。取り急ぎ、お礼を申し上げます。
受け取ったら、その場で記入漏れと押印を見ます。千葉県は、郵送書類に不備があっても事務局から連絡しないとしています。
書いてもらえないときはどうするか
証明書がそろわないときは、自分で資料を集める前に、研修の申込先の都道府県へ相談してください。
代わりに何を受け付けるかを決められるのは申込先だけです。先に資料を集めても、求められるものと食い違えば無駄になります。
法人が廃業している
事業所が閉じていても、運営していた法人が残っていれば本部に頼めます。頼み先が無いのは、法人ごと無くなっている場合です。
千葉県と埼玉県の令和8年度の実施要領には、この場合の代わりの扱いが書かれていません。県の判断を先に聞くしかありません。
見当をつける材料にはなるものがあります。同じように実務経験を審査する他の試験が、代わりの様式と添付書類を公表しています。
| 試験 | 代わりに出すもの | 添える資料の例 |
|---|---|---|
| 介護福祉士国家試験社会福祉振興・試験センター | 様式「廃業した施設・事業所等の実務経験について（自己申告）」を受験申込時に郵送します。 | 施設・事業種類（閉鎖事項全部証明書の原本など）、職種（雇用契約書・辞令など）、従業期間（給与明細、雇用保険被保険者資格喪失確認通知書、離職票など）、従事日数（勤務表・出勤表）の4点すべてが要ります。 |
| 介護支援専門員実務研修受講試験北海道の例 | 様式8の実務経験に関する申告書を、事業所・施設ごとに1枚作ります。保存期間の経過などで困難な場合は様式9の証明願も出します。 | 従事期間・従事日数・職種・業務内容が確認できる書類を添えます。提出の前に協会への連絡が必要で、審査できると判断された人だけが使える様式です。 |
出典:公益財団法人社会福祉振興・試験センター 廃業した施設・事業所等の実務経験について（ご案内）／一般社団法人北海道介護支援専門員協会 事業所等の統廃合による実務経験証明について（2026-09-21確認） 原文 ↗
この表はサビ管研修の定めではありません。集める資料の見当をつける材料として使い、提出できるかどうかは申込先に確かめてください。
合併や事業譲渡で名前が変わっている
法人が合併していれば、権利義務を引き継いだ法人が窓口になります。事業所名で見つからないときは、法人番号や登記から当たると早いです。
担当者が分からない、または断られた
管理者個人に断られたときは、窓口を変えてみてください。法人の本部や人事の部署に、書面で依頼し直すと通ることがあります。
やってはいけないのは、自分で書くことと、期間や日数を盛ることです。千葉県の実施要領は、申込内容に虚偽があった場合は修了を認めず、修了証書の交付後でも取消しがあり得るとしています。
会社に発行する義務はあるのか
実務経験証明書そのものの発行を義務づけた条文は見当たりません。近いのは、労働基準法第22条の退職時の証明です。
22条は、退職した労働者が請求したときの使用者の義務を定めています。対象は、使用期間・業務の種類・その事業における地位・賃金・退職の事由です。請求があれば、遅滞なく証明書を交付しなければなりません。
ここから言えるのは、使用期間と業務の種類は22条に入るということです。一方で、県の様式が求める従事日数や施設の種別は、22条の列挙に出てきません。
22条第3項は、労働者が請求しない事項を書いてはならないとも定めています。県の様式どおりに記入する義務が22条から出てくる、とは読めません。
交渉のときは、法律を持ち出すより材料をそろえて頼むほうが早く進みます。
古い記録が残っていないこともあります。労働者名簿や賃金台帳の保存期間は労働基準法第109条で5年ですが、附則第143条により当分の間は3年です。
介護福祉士やケアマネの受験でも同じか
頼む相手と順番は同じです。ただし様式と要件は試験ごとに違うので、その試験の案内で確かめてください。
介護福祉士国家試験には、公式の「実務経験証明書」作成依頼書があります。本人が記入して勤務先に渡す1枚で、証明書ができたあとは破棄してよいと注記されています。
同じ試験の実務経験証明書は、押印が要りません。訂正も二重線でよく、訂正印は不要とされています。千葉県のサビ管の様式が原則として法人代表者の押印を求めているのとは対照的です。
社会福祉士と精神保健福祉士の様式も、同じ試験センターのページで配布されています。介護支援専門員の試験は都道府県ごとの実施なので、様式は申込先で確かめてください。
どの試験でも依頼の材料は同じです。期間・職種・業務内容・従事日数の4つをそろえておけば、様式が違っても書く側は困りません。
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この記事の例文は、証明書のひな形と項目別の記入例をあわせたテンプレート一式にまとめています。
使う順番だけ注意してください。提出先が様式を指定している場合は、その様式が最優先です。当サイトのひな形は、依頼の前に自分の職歴を整理するときと、様式の指定がない提出先に出すときのために作っています。
配布の案内は、このページの下部に置いています。
次に読むもの
- サビ管の実務経験証明書の書き方 … 様式の入手先と、欄ごとの記入の注意
- サビ管の実務経験の数え方 … どの業務と職場が対象か、180日換算の扱い
- サービス管理責任者（サビ管）になるには … 要件と研修の全体像
- サビ管基礎研修とは … 申込みの時期と必要書類
よくある質問
徳永 崇志
埼玉県志木市で就労継続支援B型事業所「ぽちぽちの道」（事業所番号 1112200454）を運営しています。サービス管理責任者と一緒に働きながら、配置基準や減算の判断に日々向き合っています。
サビ管ラボでは、厚生労働省の告示・通知や都道府県の公式資料にあたって、制度と実務を整理しています。
著者について →実務経験証明書のテンプレートと書き方
実務経験証明書のひな形（Word・PDF）に、項目ごとの記入例と、退職した職場への依頼文例を添えています。
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