支援記録・ケース記録の書き方と例文
障害福祉の8場面とテンプレート
- 支援記録は、利用者に行った支援と本人の様子を日ごとに残す記録で、ケース記録とほぼ同じ意味で使われています。
- 指定基準は、サービスを提供したら提供日や内容などを記録し、利用者の確認を受けるよう定めています。記録は提供した日から5年間保存します。
- 書くときは見た事実と職員の解釈を分け、いつ、どこで、何が起き、どう支援して、本人がどう反応したかを書きます。
目次
支援記録は、毎日いちばん多く書く書類です。書き方を習う機会は少なく、職員ごとに書き方がばらつきやすい書類でもあります。ここでは記録の義務と保存を指定基準の原文から確かめ、そのうえで書き方の原則と場面別の例文8本を示します。
支援記録とは何か
支援記録は、利用者に行った支援と本人の様子を日ごとに残す記録で、ケース記録とほぼ同じ意味で使われます。
「支援記録」や「ケース記録」は、法令に出てくる名前ではありません。指定基準が書くよう定めているのは「サービスの提供の記録」です。関係する記録を並べると、次のようになります。
- サービスの提供の記録 … 提供日、内容その他必要な事項を書き、利用者の確認を受ける。省令に定めがある
- 支援記録・ケース記録 … 本人の様子と支援、その反応を経過として書く。呼び方と様式は事業所が決める
- モニタリング記録 … 個別支援計画の実施状況を定期的に見て、その結果を残す。省令に定めがある
国が示した運営指導の確認文書でも、「ケース記録等」と「サービス提供記録」は別の名前で並んでいます。1枚の様式にまとめても、分けて作ってもかまいません。様式そのものは省令に定めがないためです。
大事なのは、省令が求める項目が抜けていないことです。日々の支援記録にサービスの提供の記録を兼ねさせるなら、提供日と内容、利用者の確認の欄を必ず置きます。
支援記録を書くことは義務か
サービスを提供したら、提供日や内容などを記録して利用者の確認を受けることが、指定基準で義務づけられています。
条文は居宅介護の章（第19条）と療養介護の章（第53条の2）にあり、この記事で扱うサービスはどちらかを準用します。生活介護や就労系のサービスは第19条を使うので、記録は「提供の都度」です。共同生活援助（グループホーム）は第53条の2を使い、こちらは「提供した際」と書かれています。
| サービス | 準用する条文 | 記録の時期の書き方 | 利用者の確認 |
|---|---|---|---|
| 生活介護 | 第93条で第19条を準用 | 提供の都度 | 受けなければならない |
| 就労移行支援 | 第184条で第19条を準用 | 提供の都度 | 受けなければならない |
| 就労継続支援A型 | 第197条で第19条を準用 | 提供の都度 | 受けなければならない |
| 就労継続支援B型 | 第202条で第19条を準用 | 提供の都度 | 受けなければならない |
| 共同生活援助グループホーム | 第213条で第53条の2を準用 | 提供した際 | 受けなければならない |
出典:厚生労働省 指定障害福祉サービス基準（平成18年厚生労働省令第171号）第19条・第53条の2と各準用規定（2026-10-31確認） 原文 ↗
解釈通知は、第19条について「後日一括して記録するのではなく、サービスの提供の都度記録」すると説明しています。療養介護の第53条の2については、記録を適切に行える場合は後日まとめて書いても差し支えないとしています。
ただ、まとめ書きは時刻や本人の言葉が抜ける原因になります。どのサービスでもその日のうちに書く運用にしておくほうが、運営指導でも説明しやすくなります。
読者の質問：忙しい日は、支援記録を翌日にまとめて書いています。それではいけませんか？
ラボの答え：生活介護や就労系では、記録は「提供の都度」と定められ、解釈通知も後日一括ではなく都度記録すると説明しています。まとめ書きは時刻や本人の言葉が抜ける原因になるので、どのサービスでもその日のうちに書くのが確実です。
記録の義務は、サービスの提供の記録だけではありません。次の場面でも、省令が記録を求めています。
- 身体拘束等を行ったとき … 態様と時間、利用者の心身の状況、緊急やむを得ない理由など
- 苦情を受け付けたとき … 苦情の内容等
- 事故が起きたとき … 事故の状況と、事故に際して採った処置
- モニタリングをしたとき … 特段の事情のない限り、定期的に結果を記録する
支援記録は何年保存するか
サービスの提供の記録は、サービスを提供した日から5年間保存するよう、省令で定められています。
根拠は記録の整備を定めた第75条です。第2項は、5年間保存する記録として次の6つを挙げています。
- 個別支援計画（条文では各サービスの計画の名前）
- サービスの提供の記録
- 市町村への通知に係る記録
- 身体拘束等の記録
- 苦情の内容等の記録
- 事故の状況及び事故に際して採った処置についての記録
この列挙に「支援記録」「ケース記録」という名前はありません。ただ、日々の支援記録にサービスの提供の記録を兼ねさせている場合は、5年間保存の対象として扱っておくのが安全です。
もう1つ確かめておきたいのが条例です。指定障害福祉サービスの運営の基準は、法律上、都道府県等の条例で定めることになっています。保存の年数や数え始めの日は、指定権者の条例でも確かめてください。
運営指導では記録の何を見られるか
運営指導では、計画と記録が作られ、それに沿って支援が行われているかを、原則3名以内の利用者で確かめます。
国は令和8年6月に、運営指導の新しいマニュアルを示しました。記録にかかわるところを抜き出すと、次のとおりです。
- 確認する文書は、原則として運営指導の前年度から直近の実績にかかるもの
- 利用者の記録を確認するのは、特に必要な場合を除き原則3名以内
- 計画から記録、記録から支援までの一連の流れに重点を置いて確かめる
- 記録から確かめる例として、体調が悪いときや転倒があったときの記録が挙がっている
確認項目の表には、サービスの提供の記録について2つの問いが置かれています。生活介護の場合は次のとおりです。
- サービス提供の都度、提供日、内容その他必要な事項を記録しているか
- 提供したことについて、支給決定障害者等から確認を受けているか
この欄の確認文書は、サービス提供記録と、利用者等の確認が分かる記録の2つです。アセスメント記録とケース記録等は、1つ上の「心身の状況等の把握」の欄に置かれています。共同生活援助では、1つ目の問いが「サービスを提供した際」になっています。
| 対象 | 頻度 |
|---|---|
| 就労継続支援A型・B型、共同生活援助 | 3年に1回以上 |
| その他のサービス | 原則として指定の有効期間内に少なくとも1回以上 |
| 指定後まもない事業者 | 指定後3年以内（A型は新規指定の半年後を目途） |
出典:厚生労働省 指定障害福祉サービス事業者等に対する集団指導・運営指導マニュアル（令和8年6月）4.5「実施頻度と対象の選定」（2026-10-31確認） 原文 ↗
報酬との関係も、マニュアルに書かれています。基本報酬は、記録の不備のような運営基準違反だけでは返還の根拠にならないとされています。一方、提供していないサービスを請求した場合は不正請求と判断され、監査を経て返還を求められることがあります。
記録の不備と、提供していないサービスの請求は扱いが違います
- 記録の不備だけ運営基準違反根拠にならない基本報酬は、運営基準違反だけでは返還の根拠にならないとされている
- 提供していないサービスの請求監査を経て返還を求められることがある不正請求提供していないサービスを請求すると、不正請求と判断される
記録が無いと、提供した事実そのものを示せません。マニュアルは、記録の有無だけで判断できない場合に、勤務実績や個別支援計画、送迎記録などを合わせて確かめるとしています。記録と勤務表・送迎記録が食い違わないように、日ごろから突き合わせておくと安心です。
支援記録はどう書けばよいか
見た事実と職員の解釈を分け、いつ・どこで・何が起き・どう支援したかを、計画の目標と結びつけて書きます。
省令が求めるのは提供日と内容などの項目で、文章の書き方までは決めていません。ここからは、この記事が勧める書き方です。読み手は、同じ事業所の職員、サビ管、運営指導の担当者、そして本人や家族です。誰が読んでも同じ場面を思い浮かべられることを目標にします。
事実と解釈を分ける
見たこと・聞いたことと、職員がそこから考えたことを、別の行に書きます。
「機嫌が悪かった」は解釈です。「声かけに首を横に振り、『やらない』と話した」が事実です。解釈を書いてはいけないわけではありません。「職員の気づき」の欄に分けておけば、あとで別の職員が読んだときに、事実と推測を取り違えずに済みます。
いつ・どこで・何が起きたかを書く
時刻、場所、行動、前後の様子、職員の対応、結果の順に書くと、抜けが出にくくなります。
- いつ … 時刻（10時20分のように）
- どこで … 作業室、食堂、居室、実習先など
- 何が起きたか … 本人がしたこと、言ったこと
- 前後の様子 … 直前に何があったか、その後どうなったか
- どう支援したか … 職員がした声かけや対応
- 結果 … 支援のあと、本人がどうしたか
数えられるものは数で書きます。「たくさん」「少し」ではなく、「42件」「10分」と書くと、次の記録と比べられます。
本人の言葉はかぎかっこで残す
本人が話したことは、言い換えずにかぎかっこのまま書きます。
「疲れていると訴えた」と要約すると、本人がどんな言葉で何を伝えたかが消えます。「『眠い。昨日あまり寝てない』と話した」と残せば、モニタリングのときにも本人の言葉として使えます。言葉で話さない人の場合は、表情や動き、指さしなどを、見たとおりに書きます。
評価語を使わない
「問題行動」「わがまま」「拒否」のような言葉は、職員の評価であって事実ではありません。
こうした言葉は、読み手によって思い浮かべる場面が違います。本人や家族が読んだときに、傷つける言葉にもなります。言い換えの例を挙げます。
| 避けたい言葉 | 伝わらないこと | 書き換えの例 |
|---|---|---|
| 問題行動があった | 何をしたのか | 13時10分、隣の作業台を手のひらで2回たたいた |
| わがままを言う | 何を望んだのか | 献立を見て「カレーは食べない」と話した |
| 拒否が強い | 何を断り、その後どうなったか | 入浴の声かけに「今日は入らない」と答えた。15分後の声かけで入浴した |
| 不穏・落ち着きがない | どんな動きだったか | 1時40分、居間とトイレの間を何度も行き来していた |
| 特変なし・様子観察 | 何を見て、変わりないと判断したか | 午前は袋詰めを続けた。食事は全量、顔色はいつもと同じ |
| 頑張っていた | 何がどれだけできたか | 開始から終了まで休まずに入力し、42件を入力した |
| 指導した・注意した | 職員が何を伝えたか | 時計を指さし、配膳まであと5分と伝えた |
出典:サビ管ラボ編集部の整理。書き換えの例は架空のものです
個別支援計画の目標とつなげる
その場面が計画のどの目標にかかわるかを、目標の番号で書き添えます。
日々の記録に目標の番号があれば、モニタリングのときに、その目標の記録だけを拾い出せます。計画に「週3日」とあれば、記録にも通所した日を残します。数え方がそろっていると、達成したかどうかを記録から判定できます。
目標の立て方そのものは、個別支援計画の長期目標・短期目標の例にまとめています。
支援記録のテンプレートには何を並べるか
提供日と時間、支援の内容、本人の様子と言葉、職員の気づき、計画の目標番号、記入者、利用者の確認の欄を並べます。
国が決めた支援記録の様式はありません。省令が名指ししている項目と、この記事が勧める項目を分けて示します。
| 項目 | 書くこと | 位置づけ |
|---|---|---|
| 提供日 | 日付と曜日 | 省令の項目（提供日） |
| 時間・場所 | 開始と終了の時刻、場面ごとの時刻と場所 | 編集部の推奨 |
| 支援の内容 | 提供したサービスと、職員がした声かけや対応 | 省令の項目（内容） |
| 本人の様子 | 見たこと・聞いたことを事実で。数えられるものは数で | 編集部の推奨 |
| 本人の言葉 | かぎかっこのまま | 編集部の推奨 |
| 職員の気づき | 事実から考えたこと。推測であることが分かる書き方で | 編集部の推奨 |
| 計画の目標 | かかわる目標の番号と、その日の達成状況 | 編集部の推奨 |
| 申し送り | 次の担当者や関係機関に伝えること | 編集部の推奨 |
| 記入者 | 記入した職員の名前と記入日 | 編集部の推奨 |
| 利用者の確認 | 提供したことについて確認を受けた記録 | 省令の項目（確認を受ける） |
出典:省令の項目は 厚生労働省 指定障害福祉サービス基準（平成18年厚生労働省令第171号）第19条・第53条の2（2026-10-31確認）。それ以外の項目はサビ管ラボ編集部の推奨 原文 ↗
利用者の確認をどんな方法で受けるかは、省令に書かれていません。署名をもらうのか、別の方法にするのかは、指定権者の案内を確かめて決めてください。
身体拘束や事故、苦情があった日は、支援記録とは別に、それぞれの記録にも書きます。支援記録には「事故報告書に記載」のように、どこに書いたかを残しておくと、あとでたどれます。
モニタリング記録の白紙の様式は、モニタリングの記入例のページで配っています。
支援記録の例文は場面ごとにどう書くか
生活介護・グループホーム・就労移行支援・B型から、場面の違う8本を、悪い例と直した例で示します。
| 例文 | サービス | 場面 |
|---|---|---|
| 例文1 | 生活介護 | 創作活動の声かけに応じなかった |
| 例文2 | 生活介護 | 昼食を待つ間に大きな声を出した |
| 例文3 | 共同生活援助（グループホーム） | 夜間に眠れず、居室を出てきた |
| 例文4 | 共同生活援助（グループホーム） | 小づかいで買い物をしてきた |
| 例文5 | 共同生活援助（グループホーム） | 朝の薬の飲み忘れに気づいた |
| 例文6 | 就労移行支援 | 企業での実習3日目 |
| 例文7 | 就労移行支援 | 体調不良で欠席の電話があった |
| 例文8 | 就労継続支援B型 | データ入力の作業で休憩を申し出た |
出典:例文はサビ管ラボ編集部が作成した架空の例です。実在の利用者・事業所ではありません
例文の作業や数字は、自分の事業所のものに置き換えて使ってください。目標の番号は、架空の個別支援計画を想定したものです。
例文1：生活介護で、創作活動の声かけに応じなかった
まず悪い例です。
- 本日は機嫌が悪く、作業を拒否。わがままが目立つ
「機嫌が悪い」「わがまま」は職員の評価です。何を断ったのか、職員がどうしたのか、そのあとどうなったのかが分かりません。同じ場面を直します。
- 10:20 創作活動（ちぎり絵）の声かけに、首を横に振って「やらない」と話した
- 10:25 前日の通院で疲れたかを尋ねると「眠い」と答えた。休憩スペースで休むことを提案すると、本人が移動した
- 10:50 自分から作業台に戻り、11:30までちぎり絵を続けた
- 計画の目標：目標2「休憩を自分で選び、活動に戻る」。自分から戻れた
- 職員の気づき：通院の翌日は午前に疲れが出やすいのかもしれない。次の通院の翌日も様子を見る
例文2：生活介護で、昼食を待つ間に大きな声を出した
悪い例です。
- 昼食時に問題行動あり。注意したが改善せず
「問題行動」では、何が起きたのかが伝わりません。「注意した」も、職員が何を伝えたのかが分かりません。直した例です。
- 12:05 食堂で配膳を待つ間に、大きな声で「まだ」と3回言い、机を手のひらでたたいた
- 前後の様子：この日は配膳が10分ほど遅れていた。隣の席の利用者の食事が先に届いていた
- 職員の対応：時計を指さし、配膳まであと5分と伝えた
- 結果：12:08に声が止まった。12:12に食事が届き、全量を食べた
- 職員の気づき：待つ時間の見通しが無いと、声が出やすいのかもしれない。サビ管に報告し、配膳の順番の伝え方を相談する
例文3：グループホームで、夜間に眠れず居室を出てきた
悪い例です。
- 夜間不穏。徘徊あり
「不穏」「徘徊」は、どんな様子だったのかを伝えません。本人の理由も、職員の対応も残っていません。直した例です。
- 1:40 居室から出て、居間とトイレの間を何度も行き来しているのを夜間支援の職員が見た
- 本人の言葉：「明日の通院が気になって眠れない」
- 職員の対応：居間で温かいお茶を出し、明日の出発時刻と付き添う職員の名前を一緒に確かめた
- 結果：2:15に自分で居室に戻った。3:00と5:00の巡回では眠っていた
- 申し送り：日中の事業所と通院に付き添う職員に、睡眠が短かったことを伝える
例文4：グループホームで、小づかいで買い物をしてきた
悪い例です。
- わがままで、また無駄遣いをした
何を買ったのか、計画の約束とどう関係するのかが分かりません。「無駄遣い」は、本人の楽しみを職員が評価した言葉です。直した例です。
- 18:30 帰宅後、コンビニで買ったお菓子4点（合計620円）を居間で見せてくれた
- 本人の言葉：「仕事が忙しかったから、ごほうび」
- 状況：1週間の小づかいの残りは、この時点で880円
- 職員の対応：残りの金額と、次に小づかいを受け取る日を、残高表で一緒に確かめた
- 計画の目標：目標1「1週間の小づかいを、残高表を使って自分で管理する」。残高表への記入は本人がした
例文5：グループホームで、朝の薬の飲み忘れに気づいた
悪い例です。
- 服薬忘れあり
いつの薬を、誰が見つけ、どう対応したかが抜けています。直した例です。
- 7:30 朝食後、薬カレンダーの月曜朝の袋が残っているのを世話人が見つけた
- 本人の言葉：「飲んだと思っていた」
- 職員の対応：主治医から受けている飲み忘れの際の指示に沿って、7:35に本人が飲むのを見届けた
- 状況：今週の飲み忘れは2回目（水曜夜にも1回）
- 申し送り：サビ管に報告し、声かけの時刻を見直す
- 計画の目標：目標3「薬カレンダーを見て、自分で薬を飲む」
飲み忘れたときにどうするかは、事前に主治医の指示を受けておきます。指示の内容も、記録で分かるようにしておきます。
例文6：就労移行支援で、企業での実習3日目
悪い例です。
- 実習。特に問題なく終了。頑張っていた
「特に問題なく」「頑張っていた」では、何ができて、何が課題なのかが分かりません。直した例です。
- 実習先：物流倉庫（3日目・9:00〜13:00）
- 9:00〜11:00 ピッキング作業。担当者によると、伝票と商品の照合の誤りは0件
- 11:00〜13:00 梱包作業。1時間で組み立てた箱は8箱（担当者の目安は15箱）
- 本人の言葉：「ピッキングは慣れた。箱は折り方がまだ分からない」
- 職員の対応：休憩中に箱の折り順を写真つきの手順書にして渡した
- 計画の目標：目標2「実習で、作業手順を自分で確かめながら進める」
例文7：就労移行支援で、体調不良で欠席の電話があった
悪い例です。
- 体調不良で休み
どんな体調だったか、職員がどう対応したかが残っていません。欠席が続いたときに、理由をたどれなくなります。直した例です。
- 8:45 本人から電話。「頭が痛くて、昨日あまり眠れなかった」
- 聞き取ったこと：熱は測っていない。昨夜は2時ごろまで起きていた
- 職員の対応：熱を測ることと、昼に職員から電話することを伝えた。本人は了承した
- 12:30 職員から電話。熱は36.5度。「午後は家で休む。明日は行く」
- 計画の目標：目標1「週4日の通所を3か月続ける」。今月の欠席は2回目で、2回とも前の晩の睡眠が短かった
例文8：B型で、データ入力の作業で休憩を申し出た
悪い例です。
- 作業に集中していた
「集中していた」は職員の印象です。どれだけの作業ができたのかが分かりません。直した例です。
- 13:00〜15:00 データ入力（名刺の住所録）。入力は42件、確認で見つかった誤りは1件
- 14:00 自分から「10分休みます」と伝え、休憩してから作業に戻った
- 本人の言葉：「休むと言えたから、後半も続けられた」
- 計画の目標：目標2「休憩を自分から申し出る」。今週3回目
B型の記録は、作業の記録や工賃、在宅での利用など、ほかのサービスに無い論点があります。例文は就労継続支援B型の支援記録 例文に分けてまとめています。放課後等デイサービスの記録は、放課後等デイサービスの支援記録を見てください。
支援記録をモニタリングにどう使うか
日々の記録に目標の番号を付けておけば、モニタリングでその目標の記録だけを集め、達成状況を数で言えます。
モニタリングは、計画の実施状況を把握して、必要に応じて計画を見直す業務です。日々の記録が評価語ばかりだと、見直しの材料になりません。「おおむね良好」という記録が半年並んでも、計画を続けるか変えるかは決められません。
逆に、時刻と行動と本人の言葉が残っていれば、変化に気づけます。例文7のように、欠席の前の晩の睡眠が短いと分かれば、次の計画で手当てを考えられます。
サビ管が週に1回、目標の番号が付いていない記録だけを拾い出す、という組み方があります。番号の無い記録が多い職員には、どの目標にかかわる場面かを一緒に考えます。
新しく入った職員には、この記事の言い換えの表のような「避けたい言葉の一覧」を渡しておく方法もあります。書き直しを頼む回数が減り、記録の書き方がそろっていきます。
※これは制度上の必須要件ではなく、一次情報から導ける運用例です。
次に読むもの
記録を計画の見直しにつなげるなら、モニタリングの記事から読んでください。
- 個別支援計画のモニタリング記入例8本 … 頻度と記録の書き方、白紙の様式
- 個別支援計画の書き方 … アセスメントから交付までの流れ
- 就労継続支援B型の支援記録 例文 … 作業や在宅利用の記録の書き方
- 個別支援会議とは … 参加者と会議録の記入例
- グループホームの個別支援計画 記入例 … 例文3〜5の目標の立て方
よくある質問
徳永 崇志
埼玉県志木市で就労継続支援B型事業所「ぽちぽちの道」（事業所番号 1112200454）を運営しています。サービス管理責任者と一緒に働きながら、配置基準や減算の判断に日々向き合っています。
サビ管ラボでは、厚生労働省の告示・通知や都道府県の公式資料にあたって、制度と実務を整理しています。
著者について →個別支援計画の文例集（B型・グループホーム・生活介護）
長期目標・短期目標・支援内容の文例を、成人系のサービス3種類ぶん集めています。そのまま写さずに使うための考え方も添えています。
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